Reglement


PCR Reglement (2018/2019)

Alle verenigingen, individuelen of clubleden die zijn aangesloten bij Cycling Vlaanderen (Cy. Vl.) en die zich inlaten met wielertoerisme en/of veldtoertochten (VTT), in de ruimste betekenis van het woord, zijn onderworpen aan de reglementen van het Vlaams Beheercomité Recrea (VBCR). De Provinciale Commissie voor Recreatiesport (PCR) heeft de opdracht alle reglementen van het VBCR te doen naleven.
Alle gevallen welke niet in het navolgende reglement voorzien zijn vallen onder de bevoegdheid van de PCR, die zich het recht voorbehoudt te allen tijde de reglementen aan te vullen of te wijzigen.

KALENDER
Art. 1: Om veldtoer- en andere fietstochten te mogen organiseren moet een club bij Cycling Vlaanderen aangesloten zijn.

Art. 2: Om als officiële organisatie op de zomerkalender of als officiële organisatie op de winterkalender aangenomen te worden dient de aanvraag op het daartoe voorziene formulier aan de gewestafgevaardigde te zijn overgemaakt vóór 1 september van het voorgaande jaar.

Art. 3: Een Oost-Vlaamse club mag tijdens het zomerseizoen maximum twee organisaties op de kalender plaatsen. Daarnaast mag er ook één toprit ( vroegere brevetten ) en/of één weekdagfietstocht worden georganiseerd. Weekdagfietstochten kunnen worden georganiseerd gedurende het gehele zomerseizoen. Hun afstand mag maximum 60 km bedragen. Een bijkomende kleinere afstand wordt aanbevolen. Organisaties, met meerdere afstanden en formules of vanuit verschillende startplaatsen - al of niet geleid - op dezelfde dag, worden beschouwd als één organisatie, waarbij voor de deelnemer slechts één afstand en/of formule in aanmerking komt voor de laureaatschappen.

Art. 4: Naast bovenvermelde organisaties mag een club ook maximum drie permanente routes organiseren. Een permanente route met drie verschillende afstanden wordt als drie permanente routes beschouwd.
Elke aanvraag voor een permanente route dient jaarlijks vóór 1 september ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de afgevaardigde permanenten ( Johan Lanckriet ) met opgave van alle inlichtingen en wegwijzer(s).

Art. 5: Binnen hetzelfde gewest mogen er per dag maximum twee organisaties plaats hebben: een fietstocht en een veldtoertocht. In het voorjaar kan daarbij nog een Toprit georganiseerd worden. In de provincie mag per dag slechts één fietstocht worden georganiseerd van 150 km of meer. Bij betwisting van een datum tussen meerdere organisatoren zal voorrang worden gegeven aan de organisatie met de grootste anciënniteit, voor zover de organisator zijn gewoon weekend heeft behouden. Bij de toewijzing van een organisatie heeft een feestdag geen voorrang op het weekend.

Art. 6: Veldtoer- of andere fietstochten welke niet in de lokaliteit van de organiserende club starten of aankomen, worden toegelaten in zoverre in het gewest waartoe de andere lokaliteit behoort geen organisatie op de kalender staat. Wanneer voor een tocht een bijkomende startplaats wordt ingelegd, zijn dezelfde reglementen van toepassing. De tweede startplaats hoeft niet noodzakelijk de lokaliteit te zijn van een aangesloten club.

Art. 7: De inschrijvings- en starttijden tijdens het zomerseizoen zijn voor alle cluborganisaties onbeperkt. In de winterperiode worden de inschrijvinguren door de PCR vastgelegd.

Art. 8: De organiserende club zal een week voor de organisatie de wegbeschrijvingen en eventueel GPX van de MTB tochten overmaken aan de voorzitter van de PCR.

Art. 9: De uitpijling van de verschillende fiets en MTB tochten gebeurt door pijlen die worden opgehangen. Stempelen op de grond is verboden.

Art. 10: Voor de praktische regeling krijgen alle organisaties een code.

Art. 11: De Fiets- en MTB Happening gaat elk jaar door, in principe tijdens het 39e weekend. Kandidaturen voor het organiseren van deze bijeenkomst moeten worden ten laatste gestuurd aan de voorzitter van de PCR vóór 1 september van het vorige kalenderjaar of vroeger. Op dit weekend zijn geen andere organisaties toegelaten in de provincie.

Art. 12: Per provincie kunnen er tijdens het zomerseizoen meerdere fietstochten, cyclo en VTT, classics, enz. worden georganiseerd.

Art. 13: Winterveldtoertochten (VTT) kunnen worden georganiseerd vanaf het weekend van de Fiets- en MTB Happening tot het weekend van de slothappening, à rato van maximum één organisatie per dag. Voor de verdere richtlijnen VTT tochten wordt verwezen naar het lastenboek en de voorschriften VTT. Het aantal winterveldtoertochten is beperkt tot één organisatie per club. (Tenzij een afwijking dor de PCR wordt toegestaan.) Om als officiële VTT-organisatie op de kalender opgenomen te worden, dient de aanvraag op het daartoe voorziene formulier aan de secretaris PCR of de VTT verantwoordelijke gericht voor 1 september van het vorige kalenderjaar.

Art. 14: Winter cyclotochten kunnen georganiseerd worden vanaf het weekend volgend op de Fiets- en MTB Happening tot het weekend van de slothappening. De richtafstanden bedragen 50 en 25 km. Deze cyclotochten kunnen ingericht worden samen met een winter vtt. Er wordt slechts één cyclo organisatie per dag toegelaten. Deelnames aan een winter cyclotocht komen eveneens in aanmerking voor het winterlaureaatschap.

Art. 15: Voor alle cluborganisaties opgenomen op de provinciale kalenders dient er een bondsbijdrage van € 20,00 te worden betaald na ontvangst van de rekening. Voor Classics 70 euro en voor een permanente route 10 euro.

TOPRITTEN
Art. 16: Topritten worden georganiseerd op één dag tijdens het weekend, de organisator maakt de keuze, op een zaterdag of op een zondag. Volgende afstanden worden voorzien voor de verschillende topritten (voorheen brevetten) : 35-, 50-, 75-, 100-, 150 km. De topritten kunnen zowel op de weg als op een vtt-parcours worden georganiseerd. Topritten krijgen geen voorrang op andere fietstochten.

Art. 17: De topritten kunnen worden georganiseerd per gewest, waarbij slechts één organisatie per gewest is toegelaten. Indien meerdere kandidaten voor dezelfde toprit in aanmerking komen zal tot lottrekking overgegaan worden. Samenwerking tussen clubs van verschillende gewesten wordt voor de topritten over langere afstanden (100 - 150 km) aanbevolen. Topritten worden enkel in het voorjaar georganiseerd.

Art. 18: Klassering Topclub:
De organisator van een Toprit kan maximaal 40 punten verdienen voor de topclubklassering. Er mogen wel meerdere leden deze tochten fietsen.
Bij een 1 ster-organisatie, label of classic, die eveneens doorgaat als topclubrit, zal de organisator maximum 40 punten kunnen verdienen voor de topclubklassering.

GEWESTEN
Art. 19: De provincie wordt ingedeeld in vijf gewesten:

Meetjesland
Waasland
Centrum
Denderstreek
Schelde & Leie

INSCHRIJVINGEN EN TAAK ORGANISATOREN
Art. 120: De organisator is verantwoordelijk voor de volledige organisatie en zorgt voor voldoende medewerkers.

Hij staat onder meer in voor:
- de deelnamekaarten (met noodnummer) voor de deelnemers, eventueel van verschillende kleur per afstand en formule;
- de inschrijvingsstrookjes voor de dagvergunningen;
- het tijdig inschrijven van alle deelnemers;
- het innen van de inschrijvingsgelden;
- het scannen van alle vergunningen van de deelnemers met een geldige vergunning;
- het tijdig storten van de verschuldigde sommen aan Cy.Vl. na ontvangst van de afrekening;
- bij start in groep het opmaken van de deelnemerslijst voor de verantwoordelijke wegkapitein, dit in overeenstemming met het verkeersreglement;
- het opmaken van de clubuitslag, met de vermelding per afstand en formule van de namen en -vergunningsnummers van de deelnemers Cy. Vl., FCWB, KBWB;
- het opnemen in de clubuitslag van het aantal dagvergunningen en het aantal deelnemers van andere federaties of bonden met een geldige vergunning;
- het vermelden van de eventueel aangeduide en aanwezige wegkapiteins, met aanmerking der eventuele afwezigen of vervangers;
- via de door Cy. Vl. ter beschikking gestelde software de resultaten van de organisatie nog dezelfde dag van de organisatie doorsturen naar de centrale Cy. Vl computer, en een uitslag opmaken en doormailen naar de provinciale voorzitter: stefaan.lauwaert@proximus.be

TAAK AFGEVAARDIGDEN
Art. 21: De PCR kan afgevaardigden aanduiden welke de opdracht hebben om promotie te voeren voor de Cy. Vl.                                                                                                                                                                                 De afgevaardigden zijn niet aangeduid om het werk van de organisator over te nemen mocht deze in gebreke blijven. Voor alle organisaties kunnen ze een evaluatieverslag op maken.

INSCHRIJVINGSGELDEN
Art. 22: Voor alle (zomer) cyclo organisaties ( Classics, labelorganisaties en Sterren-organisaties uitgezonderd) tot 100 km bedraagt het inschrijvingsrecht per deelnemer € 2,00. Vanaf 101 km tot 200 km bedraagt het inschrijvingsrecht € 2,50 en vanaf 201 tot 300 km is dit € 3,00. Voor tochten van méér dan 300 km mag het inschrijvingsrecht worden verhoogd tot € 5,00.

Voor de veldtoertochten is het inschrijvingsrecht bepaald op € 3,00 tot 60 km, € 4,00 voor vtt's vanaf 61 km tot 80 km en € 5,00 voor vtt's vanaf 81 km.
Voor het inschrijvingsrecht van de Fiets- en MTB Happening kan worden afgeweken in samenspraak met de PCR.
Het inschrijvingsrecht op alle wintertochten, VTT of cyclo bedraagt 4 euro, jongeren U15 nemen gratis deel (behalve bij Classics en anders speciale organisaties). De deelnemers aan de begeleide kidstochten - 15 jaar, betalen eveneens geen inschrijvingsrecht maar niet aangesloten kids betalen wel de 2 euro dagverzekering.
Het inschrijvingsrecht op Labelorganisaties bedraagt 5 euro, op classics varieert het inschrijvingsbedrag van 5 euro tot meer. Bij één ster-organisaties 3 euro, twee sterren-organisaties 4 euro.
Alle organisaties die afwijken van het gewone tarief moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen.

 

 Art. 23: Organisatoren die, na ontvangst van de afrekening, nalaten tijdig de verschuldigde bedragen over te maken op de betreffende rekening, zullen geschrapt worden op de kalenders.

PROVINCIALE LAUREAATSCHAPPEN
Art. 24: Alleen de organisaties voorkomend op de officiële Oost-Vlaamse wielertoeristenkalender van Cy. Vl. komen in aanmerking voor het behalen van de titel van "Provinciaal Laureaat", "Zomerlaureaat VTT", “Winterlaureaat VTT” , "Laureaat Permanenten", "Ename-Zomerlaureaat" en "Kidslaureaat". Deelname aan de Belgian Cycling Happening (BCH) komt eveneens in aanmerking voor diverse provinciale laureaatschappen.

Art. 25: Is Provinciaal Laureaat, de wielertoerist(e) die slaagt in minimum dertig (30) organisaties, waaronder verplichtend de Fiets- en MTB Happening.
Wanneer de Belgian Cycling Happening doorgaat in Oost-Vlaanderen, is deelname aan deze organisatie tevens verplichtend om Provinciaal Laureaat te worden.

Art. 26: Is Laureaat Permanenten, de wielertoerist(e) die tijdens hetzelfde seizoen minimum 600 km Oost-Vlaamse permanente routes totaliseert, waarbij elke permanente route slechts éénmaal in aanmerking komt. Voor het laureaatschap permanenten begint het seizoen op 1 maart en eindigt op 30 september. Voor verdere informatie wordt verwezen naar de afzonderlijke infomap Permanenten.

Art. 27: Is Zomerlaureaat VTT, de wielertoerist(e) die voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en afgedrukt op de Oost-Vlaamse zomerkalender, de VTT van de Fiets- en MTB Happening verplicht inbegrepen.
Er komt slechts één proef per dag in aanmerking voor het laureaatschap.
Wanneer de Belgian Cycling Happening doorgaat in Oost-Vlaanderen, is deelname aan de vtt van deze organisatie verplichtend om Zomerlaureaat VTT te worden.
Om in aanmerking te komen voor het winnen van de hoofdprijzen moet de laureaat aanwezig zijn op de prijsuitreiking aan het slot van het zomerseizoen.

Art. 28: Het is de wielertoerist(e) toegelaten aan twee verschillende organisaties per dag deel te nemen.
Dit geldt ook voor de organisaties met verschillende afstanden. Voor de laureaatschappen en de Topclubklassering komt echter elke toprit, elke fietstocht, veldtoertocht of permanente route maar éénmaal in aanmerking.

Art. 29: Is Kidslaureaat, de wielertoerist(e) die aan het einde van het zomerseizoen voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke worden gepubliceerd op de kalender van de kidschallenge.

Art. 30: Is Ename-Zomerlaureaat, de wielertoerist(e) die aan het einde van het zomerseizoen voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke worden gepubliceerd op de kalender.

Art. 31: Is Provinciaal Winterlaureaat VTT, de wielertoerist(e) die voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke zijn opgenomen in het reglement van het wintercircuit VTT.

Is Provinciaal Winterlaureaat Cyclo, de wielertoerist(e) die voldoet aan de voorwaarden jaarlijks bepaald door de PCR en welke zijn opgenomen in het reglement van het wintercircuit cyclo.
Om in aanmerking te komen voor het winnen van de hoofdprijzen moet de laureaat aanwezig zijn op de prijsuitreiking van de slothappening aan het slot van het winterseizoen.

PROVINCIALE TROFEËN EN EREPRIJZEN
Art. 32: Provinciale Topclubtrofeeën zullen worden toegekend aan de Oost-Vlaamse clubs met de grootste puntentotalen in de verschillende provinciale reeksen van de Topclubklassering.

Voor de Oost-Vlaamse Topclubklassering worden volgende selectieproeven weerhouden:

-         de topritten: 25-, 35-, 50-, 75-, 100-, 150 km

-         de fiets en MTB Happening

-         één fietstocht van de topclubwinnaars van het jaar voordien.

-         één fietstocht van de club uit de eerste provinciale topclubrangschikking met de grootste stijging ten opzichte van het vorige jaar.

-         de labelorganisaties.

•         Voor deelname aan de selectieproeven worden de punten toegekend à rato van één punt per deelnemer.

•          Per Provinciale Laureaat wordt aan het einde van het seizoen 10 punten toegekend.

•          Per Laureaat Permanenten wordt aan het einde van het seizoen 10 punten toegekend.

•          Per Provinciaal Zomerlaureaat VTT wordt aan het einde van het seizoen 10 punten toegekend.

•          Per Kidslaureaat wordt aan het einde van het seizoen 10 punten toegekend.

•          Per Ename-Zomerlaureaat wordt aan het einde van het seizoen 10 punten toegekend.

De clubs met het grootste algemeen puntentotaal worden uitgeroepen tot de Topclubs van het seizoen. Aan de Topclubklassering zijn vier reeksen met elk één trofee of geschenk verbonden.
De clubs worden, op grond van de prestaties tijdens het voorgaande seizoen, onderverdeeld in vier provinciale reeksen. Zonder rekening te houden met het aantal aangesloten leden.
De eerste drie provinciale reeksen tellen ieder 15 clubs en al de overige clubs worden ondergebracht in de vierde provinciale reeks.
Aan het einde van het seizoen zijn er in iedere reeks twee klimmers en twee dalers.
Iedere reekswinnaar heeft het daaropvolgende seizoen een selectieproef voor de Topclubklassering, alsook de club met de grootste puntenwinst in de eerste provinciale reeks.

LABELS
Art. 33: De PCR verleent jaarlijks haar “label” aan organisaties met een ruim aanbod aan fietsmogelijkheden, die uitmunten in kwaliteit en uitstraling. Naast minimum vier fietstochten op de weg, waarbij de grootste afstand minimum 130 km moet bedragen voor een organisatie op zaterdag, en minimum 100 km voor een organisatie op zondag of feestdag (+/- 130 km, ± 100 km, ± 60 km, ± 35 km), moeten ook minimum twee afstanden VTT worden voorzien. Voor de VTT moet de grootste afstand minstens 50 km bedragen en de kleinste afstand mag de 25 km niet overschrijden. Een kidsstart in groep, met begeleiding, mag eveneens worden voorzien in het aanbod (weg of VTT).

De permanentie wordt ondergebracht in een ruime accommodatie welke toelaat een groot aantal deelnemers te ontvangen. Om een opvallende uitstraling te waarborgen worden bijkomende startplaatsen niet toegelaten. Kleed- en wasgelegenheid moeten worden voorzien.
Een ruime infostand moet worden voorzien in de permanentie. Alle drukwerken in verband met deze organisaties moeten het Cy. Vl.- en het “label” logo dragen.
Jaarlijks wordt door de PCR een speciale labelkalender uitgegeven en op ruime basis verspreid.
Om in aanmerking te komen als labelorganisatie moet bij de aanvraag van de organisatie voor opname op de kalender worden vermeld: “kandidaat-labelorganisatie”. Een kopie van deze aanvraag wordt overgemaakt aan de coördinator van de werkgroep “Labels”.

ADRESWIJZIGING
Art. 34: Alle adreswijzigingen van clubverantwoordelijken wielertoerisme, zoals voorzitter, secretaris en/of briefwisselaar, lokaal, enz dienen onmiddellijk te worden gemeld aan het secretariaat van Cy. Vl. (Gent) met afschrift aan de voorzitter en de secretaris van de PCR.

FIETS- EN MTB HAPPENING
Art. 35: De Fiets- & MTB Happening wordt georganiseerd door de Provinciale Commissie voor Recreatiesport met medewerking van een Oost-Vlaamse wielertoeristenclub. Deze bijeenkomst heeft in principe plaats de laatste zaterdag van september (39° weekend).
De clubs moeten hun kandidatuur insturen aan de voorzitter van de PCR ten laatste vóór 1 september van het voorgaande jaar van de organisatie.

LASTENBOEK
Het lastenboek kan bij eenvoudige aanvraag bij de PCR verkregen worden.
De clubs welke mogelijks in aanmerking komen voor een trofee hebben de verplichting op de prijsuitreiking aanwezig te zijn. Bij afwezigheid van een clubafvaardiging vervalt het recht op de trofee.

VELDTOERTOCHTEN
Art. 36: Aanvragen
Enkel de organisatoren die vóór 1 september hun aanvraag hebben ingediend voor het organiseren van respectievelijk een zomer- of winterveldtoertocht kunnen op de kalender worden ingeschreven. Zo er meerdere kandidaten zijn voor het organiseren van de slothappening van het winterseizoen dan beslist de PCR. Een club die de slothappening van het winterseizoen krijgt toegewezen en afziet van zijn gewone organisatie blijft zijn "oude" datum behouden voor het volgende seizoen.
Afsluiting zomer- en winterseizoen:
Tijdens de slotplechtigheid van de Fiets- en MTB Happening zullen de zomerlaureaten vtt en labellaureaten beloond worden door de PCR met een waardevolle naturaprijs. Tijdens de slothappening, op het einde van het winterseizoen zullen de winterlaureaten (vtt en cyclo) beloond worden door de PCR met een waardevolle naturaprijs.
De Enamelaureaten ontvangen er eveneens hun herinnering.
Een uitgebreid lastenboek van de fiets & MTB Happening wordt aan elke organisator overgemaakt.
KIDS
Een kidstocht organiseren is niet verplicht maar sterk geadviseerd.
Kids die in groep en onder begeleiding fietsen, kunnen zich inschrijven aan de kidsstand. De deelname in groep die begeleidt wordt door gediplomeerde begeleiders is gratis, er dient enkel een dagvergunning te worden genomen. Bij aankomst ontvangen de kids meestal een kleine attentie. De doelgroep voor deze kidstochten zijn kinderen van 7 tot 14 jaar.
Er wordt steeds gestart op zaterdag om 13.30u. en op zondag om 9.30u. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk.
Tijdens de zomerperiode kan op eenzelfde dag zowel een kids cyclotocht als een kids vtt tocht worden georganiseerd. De afstanden (cyclo en vtt) mogen in de zomerperiode niet meer dan 25 km bedragen.
Een kids vtt tocht in de winterperiode mag maximum 15/20 km bedragen.

Het lastenboek VTT kan door eenvoudige aanvraag verkregen worden bij de PCR.

27/06/2018.